導入初日〜1週目のセットアップ
システムを会社に最適化し、使い始めるための全プロセス
STEP 1: 初回ログインと初期UIの把握
管理者から発行されたログインURLより、Googleアカウント等でアクセスします。ログイン後、まずは右上の「プロファイル」で自身の名前が正しく表示されているか確認してください。ダッシュボード中央の『統計指標パネル』は、現在は空ですが、データが蓄積されると売上・利益のリアルタイム推移を映し出す「経営のコックピット」となります。まずは各メニューに触れて、画面の切り替わりを確認しましょう。
STEP 2: 業種モード(Display Mode)の最適化
本システムの最大の特徴である『業種コンバーター』を設定します。サイドバー上部の「Display Mode」をクリックし、自社の主業種（建設・不動産・IT・製造・医療・飲食）を選択してください。この選択により、システム全体の用語が「工事台帳」「物件管理」「プロジェクト」等へ瞬時に最適化されます。業種に特化した専門会計ロジックも、この切り替えによって背後で有効化されます。
STEP 3: 会社基本情報とインボイス対応設定
「設定 > 組織情報」から、会社名・住所・電話番号を入力します。ここで入力した情報は、見積書や請求書の送付元情報として自動印字されます。特に重要なのが『適格請求書発行事業者番号（T+13桁）』です。これを正しく登録することで、AIが生成する請求書がインボイス制度に完全準拠した形式となります。ロゴ画像もここでアップロードでき、書類に自動反映されます。
STEP 4: 会計ソフトおよび外部API連携（会計連携）
「設定 > 外部連携」より、freee やマネーフォワード等のクラウド会計ソフトとのAPI接続を行います。連携が完了すると、ProManager内で生成された『自動仕訳データ』を、ボタン一つで無機質なCSVを介さず直接会計ソフトへ流し込めるようになります。また、SlackやLINE WORKSと連携すれば、承認依頼や予算オーバーの警告通知がチャットへリアルタイムに届きます。
STEP 5: 取引先マスタの精密登録（会計連携）
顧客・外注先・仕入先の情報を登録します。単なる住所録ではなく、FBデータ（全銀フォーマット）出力に必要な「銀行コード・支店コード・口座番号・名義人（カナ）」を正確に入力してください。この一分の狂いもない登録が、月末の振込作業を「数時間の手入力」から「1クリックのファイル出力」へと激変させます。インボイス番号を保存しておけば、AI-OCR時の取引先特定精度も向上します。
STEP 6: 最初の案件（プロジェクト）の起案
いよいよ実務の登録です。「案件管理（または工事台帳）」から新規作成を選びます。名称・受注予定額・工期（期間）を入力します。IT導入補助金の対象となる場合は、ここに「補助金対象」のタグを付けておきましょう。プロジェクトが作成されると、それに紐づく見積・発注・原価・日報のすべてがこの案件IDで串刺し管理され、利益の漏れ（赤字）を未然に防ぐ体制が整います。
STEP 7: 社内ユーザー招待とロール設計
共に働くメンバーを招待します。単にメールアドレスを入力するだけでなく、「admin（フル権限）」「manager（承認権限あり）」「accountant（会計・支払のみ）」「member（参照・起案のみ）」から適切な役割を付与してください。例えば現場担当者は「member」、経理担当者は「accountant」とすることで、情報漏洩を防ぎつつ円滑なワークフロー（決裁ルート）を自動構築します。
STEP 8: 実運用フローのシミュレーション
本稼働前に、テストデータを1件通してみましょう。「見積作成 → Web配信 → 受注ステータス変更 → 発注起案 → 請求書AI読み込み → 仕訳出力」という一連のサイクルを確認します。特にスマホでの「日報入力」や「レシート撮影」が現場でスムーズに行えるか、デモ機で試してみてください。疑問点は「ヘルプセンター」またはサポートチャットで即座に解決可能です。
STEP 9: データバックアップと復旧訓練
「設定 > データ管理」にて、全データのJSONエクスポートを試してください。本システムはクラウドで強固に保護されていますが、手動での定期バックアップ（週1回推奨）は監査対応や万が一の社内操作ミスからの復旧に不可欠です。ダウンロードしたファイルが壊れていないか、容量を確認し、社内の安全なストレージにも二重に保管する仕組みをルーティン化しましょう。